Realitätscheck

Auch wenn es hart sein mag, ein Realitätscheck ist wichtig. Manche Idee ist noch nicht weit genug gereift, anderen fehlt es an jeglicher Substanz. Ein kritischer Blick hilft, die eigene Idee wettbewerbsfähig zu machen und solche Ideen auszusortieren, die zwar einen gewissen Charme besitzen, jedoch nicht zu einem tragfähigen Geschäftsmodell führen. Das Risiko und das damit verbundene sprichwörtliche Lehrgeld sollte man sich sparen. Für einen voll eingerichteten Coffeeshop können schnell Investitionen von 60.000,- EUR und mehr zusammen kommen, mit viel Luft nach oben.

Worauf es ankommt

Wer sich selbständig machen möchte, braucht neben der fachlichen Qualifizierung einen langen Atem. Die Vorbereitung und Umsetzung sind kräftezehrend und das geht nahtlos nach der Eröffnung in das Alltagsgeschäft weiter. Sich früh damit anzufreunden, dass mehrere harte Jahre auf einen zukommen, ist Voraussetzung für den Erfolg. Als Selbständiger muss man ein Multitalent sein. Neben einer Liebe zum Gast und zu den eigenen Produkten setzt man den Ton bei den Mitarbeitern, ist Vertrieb, Buchhaltung, Hausmeister und verantwortlich für generell alles. Dessen muss man sich klar sein und muss insbesondere die weniger attraktiven Aspekte beleuchten und sich bewusst für diese entscheiden.

Für den Gründer ist es wichtig, von der eigenen Idee überzeugt zu sein, diese wertneutral zu hinterfragen und die besten wirtschaftlichen Entscheidungen zu treffen. Nicht immer ist das alleine möglich, im Dialog ist Vieles einfacher. Die Auswahl der richtigen Gesprächspartner ist wichtig, zumindest sollte man sich bewusst sein, in welche Kategorie diese fallen. Im Familien- und Freundeskreis finden sich häufig Personen, die die Idee unterstützen und positiv bewerten, andere sind skeptisch und sehr vorsichtig. Wichtig in der Betrachtung ist die Einschätzung, ob diese Personen die fachliche Expertise besitzen, um die Geschäftsidee grundsätzlich zu bewerten. Man selbst sollte geerdet bleiben, die Idee nicht überbewerten, sich diese aber auch nicht zerreden lassen.

Um ein realistisches Bild zu erhalten, ist es unerlässlich, sich die fachliche Expertise anzueignen. Die Ausgangssituation ist oft ähnlich gelagert. Sehr häufig ist es eine Unzufriedenheit mit dem Job oder der aktuellen Lebenssituation. Einhergehend mit einer Liebe zum Produkt Kaffee. Man hat selbst so vielen Stunden in unterschiedlichen Coffeeshops verbracht, wie schön es wäre, selbst einen solchen zu betreiben. Wer aber nicht bereits lange Erfahrung als Barista besitzt, dem ist dringend angeraten, qualifizierte Kurse zu diesem Thema zu besuchen. Die Komplexität des Themas Kaffee wird meistens unterschätzt, doch wie will man ohne Kochkenntnisse etwas eröffnen, das über das Niveau einer Frittenbude hinaus geht? Neben der Möglichkeit, die eigenen Qualitätsstandards zu definieren, ist dieses Wissen unabdingbar, um Anschaffungen, Arbeitsprozesse und den Ladenbau zu planen. Da es Zeit braucht, gelernte Inhalte zu verinnerlichen, sollte man diesen Prozess sofort beginnen, parallel zu allen anderen Erwägungen.

Erste Schritte

Bevor der nächste große Schritt folgt, die eigene Idee formell festzuhalten, empfehlen wir, eine erste Marktanalyse durchzuführen. Welche Angebote gibt es in meiner Stadt? Welche davon sagen mir zu, welche nicht? Wie unterscheiden sich die unterschiedlichen Konzepte zueinander? Wie schätze ich die Wirtschaftlichkeit ein und wodurch sehe ich diese begründet? In welchen Stadtteilen/Nachbarschaften finden sich andere Anbieter? Wie passt meine Idee in diesen Kontext, ist diese einzigartig genug?

Am Ende einer Analyse steht eine lange List an Erhebungen. Auch außerhalb der eigenen Region zu schauen rentiert sich, wenn man vielseitige Konzepte mit einbeziehen möchte. Diese Erhebungen sollte man zunächst bewerten, entnehmen, was einem gefällt und aussortieren, was man in jedem Fall vermeiden möchte. Es entwickelt sich eine Vision des eigenen Vorhabens, die eigene Identität wird klarer. In den meisten Fällen nur für den Gründer selbst, aber das ist ein guter Ausgangspunkt. Hat man diesen Punkt erreicht, beginnt man mit der konkreten Planung der eigenen Idee. Die Idee wird formell festgehalten, verschriftlicht.

Verschriftlichen, das klingt nicht romantisch. Konkret geht es darum, von der abstrakten Idee im eigenen Kopf zu einem Konzept zu gelangen, das als Blaupause für die Umsetzung dient und auch im Rahmen der Finanzierung alle wesentlichen Inhalte für eine Entscheidung bereitstellen kann. Eine Idee ist eben nur das, ein flüchtiger Gedanke, idealisiert, mit vielen Lücken.

Brainstormings

Die erste Phase: Brainstormings. Hierfür sollte man sich mehrere Wochen Zeit nehmen. In dieser Phase geht es darum, kreativ zu sein, die eigene Idee weiterzuentwickeln. Es ist gut, wenn man diese Phase mit anderen Personen gemeinsam verbringt. Die wichtigste Hauptregel hierbei ist: keine Kritik! Man darf Rückfragen stellen, um Dinge besser zu verstehen (wie hat mein Gegenüber das gemeint?), jedoch soll der kreative Fluss nicht gestört werden. Oft führen drei, fünf oder zehn total schräge Ideen zu der einen genialen neuen Idee. Den Raum, das diese Dinge entstehen können, muss man lassen.

Für die Durchführung eines Brainstorming braucht man einen ruhigen Ort, unzählige Haftnotizen in diversen Farben und dicke Permanent Marker. Wenn möglich, sollte man ein dediziertes Zimmer dafür reservieren, in dem man die Wände mit den Haftnotizen vollhängen und diese dort für eine gewisse Zeit belassen kann. Ein Brainstorming ist interaktiv, man bewegt sich im Raum, heftet Notizen an, betrachtet, denkt nach und schreibt neue Ideen auf.

Zur Vorbereitung eines Brainstormings stellt man Fragen/Themen auf, zu denen Antworten zu finden sind. Die Themenbereiche werden jeweils auf eine Haftnotiz geschrieben und an einer Stelle an einer Wand platziert. Für ein erstes Brainstorming nehmen wir gerne die folgenden Themenbereiche.

• Das sind meine Produkte
• Das sind meine Kunden
• Das macht mich besonders
• Das sind meine Mitbewerber
• Das kann ich gut
• Hier brauche ich Hilfe
• Das ist mir wichtig
• Das möchte ich nicht
• Was mir sonst noch einfällt

Der Ablauf eines Brainstormings gliedert sich in drei Schritte. Im ersten Schritt versucht jeder Teilnehmer so viele Themen wie möglich mit Stichpunkten zu füllen. Man schreibt diese auf eine Haftnotiz und ordnet sie einer Frage/einem Thema an der Wand zu. Es empfiehlt sich, ein Zeitlimit zu setzen, irgendwo zwischen 15 Minuten und 30 Minuten. Man sollte vermeiden die Stichpunkte der anderen Teilnehmer zu lesen, Doubletten werden später aussortiert. In keinem Fall spricht man in diesem Schritt mit den anderen Teilnehmern über die Punkte. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Fragen/Themen unterschiedlich interpretiert werden und Antworten in unterschiedliche Richtungen zielen. Das ist völlig in Ordnung, denn der Fokus liegt darauf, zunächst Ideen und eine gewisse Substanz an Themen zu erarbeiten. Es gibt kein richtig, kein falsch, keine Einschränkungen.

Nach Ablauf des Zeitlimits geht man die einzelnen Antworten durch. Jeder Teilnehmer erläutert den anderen, was er geantwortet hat und wie die Antwort gemeint ist. Rückfragen sind zulässig, sofern sie dem Verständnis dienen. In keinem Fall dürfen Antworten kritisiert werden. Was wünschenswert ist, dass neue Ideen in dieser Phase entstehen, die direkt als Haftnotiz an die Wand kommen.

Im letzten Schritt ordnet man die Haftnotizen neu und gruppiert diese neu. Hierbei können neue Themen entstehen oder Haftnotizen zwischen den Themen verschoben werden. Doubletten werden aussortiert, wo nötigt werden Haftnotizen aufgeteilt, wenn diese offensichtlich verschiedene Themen aus verschiedenen Bereichen behandeln. In solchen Fällen schreibt man zwei oder drei neue Haftnotizen, verortet diese und entfernt die ursprüngliche Notiz.

In Summe muss man nicht mehr als eine Stunde aufwenden, um eine Brainstorming durchzuführen. Kürzer ist besser als länger, Kreativität kann man nicht erzwingen. Am Ende eines Durchlaufs steht eine Sammlung an Themen und Ideen, die die Grundlage für das nächste Brainstorming bilden. In den Köpfen der Teilnehmer werden alle diese Informationen verarbeitet, teils bewusst und teils unterbewusst.

Und nach dem Brainstorming?

Für das nächste Brainstorming bereitet man sich wieder vor, versucht die Fragen/Themen genauer zu fassen, erweitert diese. Welche Fragen/Themen es werden, ergibt sich aus dem Kontext, den Ergebnissen der vorherigen Durchläufe. Es empfiehlt sich, zwischen den Brainstormings einige Tage zu pausieren, der Folgetag ist in der Regel zu früh.

Je nach Umfang der Geschäftsidee entsteht über einige Wochen eine Sammlung der wichtigsten Ideen und Konzepte. Neben dieser Sammlung hilft dieses Vorgehen allen Teilnehmern, ein gemeinsames Verständnis auszubauen. Insbesondere wenn man nicht alleine gründet, ist es essentiell, dass alle Beteiligten die gleiche Sicht besitzen und zu allen wesentlichen Dingen eine einvernehmliche Meinung haben. In dieser frühen Phase kann an der grundlegenden Richtung noch sehr leicht gearbeitet werden. Geht man in die Umsetzung und stellt dann erst fest, dass es unterschiedliche Sichten gibt, wird es schwer.

Der Weg in die Selbständigkeit ist eine spannende Reise. Man sollte jeden Schritt davon positiv und als Teil des künftigen Erfolgs verstehen. Jetzt gilt es, den Rucksack zu packen und sich auf die Reise vorzubereiten.

Sprich uns an

Egal ob Einzelunternehmer oder Franchise, wir helfen Dir erfolgreich zu sein. Wir sind enorm stolz auf die Qualität der von uns angebotenen Kaffees. Fair gehandelt, nach ökologischen und nachhaltigen Prinzipen produzieren wir Espresso- und Filterkaffee-Röstungen, die sich von der Masse abheben. Aber Kaffee alleine macht Dich nicht erfolgreich. Das Konzept muss stimmen, die Location auch, die eigene Identität muss prägnant sein und Kunden ansprechen. Und Du brauchst einen Partner, der für Dich da ist, wenn es im täglichen Ablauf einmal klemmt. Wir sind nicht nur Kaffee-Experten, wir sind das gesamte Paket: Konzeption, Marketing, Vertrieb, Gestaltung, Technik, Foodie.

Wir unterstützen Dich von der ersten Idee an, bei der Ideenfindung und Erstellung eines Businessplans, von der klassischen Espresso Bar bis hin zu umfangreichen Gastronomiekonzepten. Wir begleiten die Realisierung, übernehmen das Training und die Zertifizierung von Mitarbeitern. Auf Wunsch entwicklen wir Espressos und Filterkaffees Eigenmarken für Dich. Als Händler von Sanremo Kaffeemaschinen können wir zu attraktiven Konditionen Espressomaschinen, Kaffeemühlen und Zubehör anbieten. Wir stehen an Deiner Seite, wenn Du uns brauchst. Bei uns werden betriebswirtschaftliche Aspekte mit der Liebe zum Produkt Kaffee vereint. Einen Coffeeshop zu eröffnen heißt nicht nur, detailverliebt und romantisch auf das Thema Kaffee zu schauen, auch die harten wirtschaftlichen Zahlen müssen stimmen. Wir helfen, einen guten Start zu ermöglichen. Nicht selten empfehlen wir Investitionen zu verschieben, auch wenn wir unmittelbar daran verdienen würden.

Wir denken langfristig, suchen eine partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit, über Jahre hinweg. Wir helfen da, wo unsere Hilfe gewünscht ist und treten in den Hintergrund, wo dies nicht der Fall ist. Trotzdem sind wir immer für Dich und Dein Team da. Regelmäßig tauschen wir uns aus, schulen Deine Mitarbeiter und denken proaktiv darüber nach, was wir zu Deinem Erfolg beitragen können.

Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen erfolgreich bei ihrer Gründung unterstützt und freuen uns, dass daraus lange Partnerschaften werden, mit viel wechselseitiger Inspiration. Wenn auch Du eine Idee hast, sprich uns an, wir freuen uns über Deine Anfrage.

Die Machbarkeit einer Geschäftsidee prüfen

Einer Geschäftsidee einen formellen Rahmen zu geben, ist oft eine der größten Hürden, die zu nehmen ist. In der eigenen Gedankenwelt erscheint alles stimmig, doch dieser Schein trügt in der Regel. Sachliche Argumente mischen sich oft mit emotionalen Eindrücken, die einem selbst ein komplettes Bild vorspielen. Doch solange man nicht in der Lage ist, ein vollständiges Bild einer Dritten, bisher unbeteiligten, Person zu vermitteln, solange ist die Idee nicht ausreichend gereift. Neben der Vollständigkeit einer Idee geht es auch darum, diese gegen bereits am Markt vorhandene Ideen abzugrenzen, sein persönliches Alleinstellungsmerkmal zu finden.

Rückblick

Im ersten Teil dieser Serie haben wir uns damit beschäftigt, eine Idee zu formalisieren und zunächst viele Aspekte zu verschriftlichen. Es ging darum, alle Ideen festzuhalten, seien sie auch noch so verrückt. Zwischen Detailgraden durfte gesprungen werden, übergreifende Themen und kleinste Details wurden aufgeschrieben. Nun ist es an der Zeit, diese Dinge kritischer zu betrachten und in eine strukturierte Form zu bringen. Es spricht nichts dagegen, weiterhin neue Idee zu haben und mit diesen zu spielen. Ideen gehören weiterhin in ein eigenes Töpfchen, sobald diese ausreichend gereift sind, werden auch diese in nächste Phase übernmommen.

Detailbetrachtung

Ein sehr gutes Vorgehen ist, die eigene Geschäftsidee aus Sicht unterschiedlicher Akteure zu betrachten, wir nennen diese Personas. Eine Persona ist jede Personengruppe, die im täglichen Geschäftsbetrieb eine Rolle spielt. Für einen Coffeeshop kann das schlicht der Kunde, der Barista oder ein Lieferant sein. Für die Praxis empfiehlt es sich jedoch, diese Gruppen feiner zu unterteilen. Je nach Lage des Geschäfts, könnten Kunden Schüler, Studenten, Geschäftsleute, Eltern mit Kleinkind oder junge Familien sein. Jede dieser Gruppen hat eine andere Erwartung an das, was wir an Produkten, Dienstleitungen und Infrastruktur bereitstellen. Entsprechend sollte man diese von Beginn an unterschiedlich betrachten. Es geht nicht nur darum, eine Antwort auf jedes Anliegen einer Persona zu finden. Manchmal geht es auch darum, ein Anliegen oder eine Persona generell auszuschließen. Schüler dürften sehr kostensensitiv sein, wohingegen Eltern mit Kleinkindern einen Wickeltisch, eine gute Hygiene und sichere Bereiche sehr begrüßen dürften. Die Liste der Personas sollte stetig ergänzt und verfeinert werden, wenn dies sinnvoll erscheint. Es hilft, zunächst zu starten und dann in vielen Durchläufen über die Zeit neue Personas einzuführen und vorhandene Personas aufzuteilen.

Mit den folgenden Personas sollte man beginnen, die Notwendigkeit zur Verfeinerung ergibt sich dann im Rahmen der weiteren Ausarbeitung:

• Kunde
• Mitarbeiter
• Betreiber
• Lieferantr

Aus Kunden entwickeln sich rasch verschiedene Zielgruppen, für die meist unterschiedliche Angebote definiert werden.

User-Stories

Mit einer Gruppe definierter Personen ist es noch nicht getan. Nun geht es darum aufzuschreiben, welche Aktivität diese Persona ausübt. Man nennt diese Form der Beschreibung eine User Story. Eine User Story ist noch keine Detailbeschreibung, sondern zunächst eine etwas formellere Form eine Idee oder Anforderung zu beschreiben. Man ordnet die Idee hierdurch einem konkreten Kontext zu, diese wird greifbarer und erlaubt Dritten leichter ein Verständnis. Je komplexer und vielseitiger die eigenen Idee sind, desto mehr helfen User Stories einem selbst, ein geordnetes Bild zu erzeugen.

Eine User Story muss zunächst drei Dinge erfüllen:

• wer - Wer führt die Aktivität durch, hier wird der Name der Persona verwendet.
• was - Was genau wird an Aktivität durchgeführt? Hier geht es darum, die Anforderung kurz und knapp auf den Punkt zu bringen, mit möglichst wenigen Worten.
• warum - Was ist die Motivation der gewählten Persona, die gewünschte Aktivität durchzuführen?

Da davon auszugehen ist, dass die Anzahl an User Stories steigt, sollte man zusätzlich Kategorien vergeben. In welchen Themenbereich gehört eine User Story? Beispiele für Kategorien sind:

• Kundenerlebnis
• Wirtschafrtlichkeit
• Marketing
• Mitarbeiter
• Identität
• Produkte und Leistungen
• Ausstattung

Zusätzlich muss jeder User Story eine eindeutige ID zugeordnet werden und ein sprechender Name. Als ID kann eine fortlaufende Nummer verwendet werden, bei der ersten User Story beginnt man mit 1 und zählt dann einfach hoch. Wichtig ist, dass eine Nummer nicht mehrfach vergeben wird. Durch die ID ist es möglich, später im Rahmen der Detailausarbeitung eindeutige Referenzen zwischen den User Stories herzustellen. Der kurze Name der User Story soll helfen, zu versrtehen, worum es in der User Story geht. Eine einfache Form der Ablage ist es, auf dem Computer je User Story eine kleine Datei anzulegen, deren Dateiname aus der ID und dem Namen besteht. Für komplexere Vorhaben empfiehlt es sich auf professionalle Werkzeuge zu setzen, bei backyard coffee und für unsere Kundenprojekte nutzen wir die Werkzeuge Jira und Confluence des australischen Unternehmens Atlassian.

Beispiele

Folgend einige Beispiele für eine User Story.

• Als Kunde möchte ich von organisatorischen Hintergrundtätigkeiten nichts mitbekommen, da ich bei meinem Kaffee entspannen und nicht gestört werden möchte.
• Als Kunde möchte ich nachhaltige Produkte und Dienstleistungen kaufen, weil ich mit meiner Kaufentscheidung etwas positiv bewegen möchte.
• Als Barista möchte ich kurze Arbeitswege zwischen den Stationen, um meine Aufgabe effizient erledigen zu können.

Das Schema wer, was und warum hilft dabei, sich Gedanken über den Hintergrund einer User Story zu machen. Der Zusammenhang zwischen der reinen Anforderung (z.B. nachhaltige Produkte) wird ergänzt durch eine genauere Erläuterung: welchen Grund hat die Anforderung? Durch dieses Vorgehen bekommt man ein besseres Vertändnis der Anforderung, insbesondere dann, wenn mehrere Personen Anforderungen aufnehmen, dokumentieren und sich darüber austauschen sollen.

Eine User Story ist zunächst nur eine formellere Beschreibung eines Wunsches (Idee/Anforderung) und einer Zuordnung dieses Wunsches zu einem Kontext (Persona). Grundsätzlich kann man einen Sachverhalt aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten, was eine sehr sinnvolle Übung ist. Für einen Coffeeshop kann man das Kauferlebnis aus Sicht des Kunden beschreiben, aus Sicht des Baristas und aus Sicht des Eigentümers. Ein identischer Sachverhalt wird dann völlig unterschiedlich beschrieben.

• Als Kunde wünsche ich mir, dass man sich Zeit für mich nimmt, da ich als Person wahrgenommen und wertgeschätzt werden möchte.
• Als Barista wünsche ich mir, mit Kaffee auf höchstem Niveau zu arbeiten und dem Kunden zu präsentieren, da ich als Experte wahgenommen werden möchte.
• Als Eigentümer wünsche ich mir motivierte Mitarbeiter, die Kunden freundlich behandeln, da ich dadurch eine hohe Kundenbindung erzielen möchte.

Diese drei unterschiedliche Sichten, die sich mit demselben Sachverhalt auseinandersetzen helfen, die eigene Position klar zu definieren. Nicht selten entsteht aus dieser Betrachtungsweise ein Interessenkonflikt der einzelnen Personas, man kann nicht jeden Wunsch vollständig erfüllen.

Wie geht es weiter?

Nach Aufnahme einer Reihe von User Stories beginnt man, diese zu bewerten, zu kommentieren und zu überarbeiten. Eine Form der Bewertung ist es, einer User Story eine Priorität zu geben: Wie wichtig ist dieser Aspekt für das spätere Geschäft? Je mehr und je detaillierter die User Stories werden, desto notwendiger ist es, zu priorisieren. Nicht jedes Detail kann geklärt werden und nicht alle Dinge müssen zum jetzigen Zeitpunkt beantwortet werden. Die Priorität kann mit einem Fälligkeitsdatum ergänzt werden, über das man sich daran erinnert, User Stories zu einem späteren Zeitpunkt nochmals zu betrachten.

Die Kommentierung einer User Story ist die Beurteilung der Anforderung aus der persönlichen Sicht. Wie steht man zu der getroffenen Aussage? Sind mehrere Gründer an diesem Prozess beteiligt, ist es sinnvoll, jede Einzelmeinung festzuhalten und abschließend den gemeinsamen Konsens. Worauf hat man sich geeinigt, wie steht man zu einer Aussage? Für eine solche Besprechung sollte man sich ein Zeitlimit setzen, man spricht vom Time-Boxing. Je Punkt gibt man sich beispielsweise maximal zehn Minuten Zeit, um diesen zu besprechen. Man hält das Ergebnis fest und markiert, ob man den Punkt hat abschließend besprechen können oder ob dieser erneut besprochen werden muss. Kann man sich nicht einigen, ist es oft hilfreicher, die Position des anderen zu vertehen und diese zu dokumentieren, als ein Ergebnis zu erzwingen. Durch die Vielzahl an User Stories, die man bearbeitet, verlieren manche Dinge an Relevanz, da neue Aspekte aufkommen oder Themen gesamt verworfen werden. Beisst man sich zu sehr an einem Punkt fest, stagniert der Fortschritt.

Je nach Umfang einer Geschäftsidee dauert der Prozess, Ideen in User Stories zu detaillieren, Wochen oder sogar Monate. Dieser Prozess hilft jedoch, einen umfassenden Überblick über alle Aspekte des eigenen Vorhabens zu bekommen. Dieser Überblick gibt Sicherheit, hilft die eigene Geschäftsidee kritisch zu betrachten und zu verfeinern. Zudem bildet dieser Schritt die Grundlage für eine finanzielle und zeitliche Planung, was insbesondere bei Investitionen durch Dritte eine wichtiges Instrument ist.

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Wir unterstützen Dich von der ersten Idee an, bei der Ideenfindung und Erstellung eines Businessplans, von der klassischen Espresso Bar bis hin zu umfangreichen Gastronomiekonzepten. Wir begleiten die Realisierung, übernehmen das Training und die Zertifizierung von Mitarbeitern. Auf Wunsch entwicklen wir Espressos und Filterkaffees Eigenmarken für Dich. Als Händler von Sanremo Kaffeemaschinen können wir zu attraktiven Konditionen Espressomaschinen, Kaffeemühlen und Zubehör anbieten. Wir stehen an Deiner Seite, wenn Du uns brauchst. Bei uns werden betriebswirtschaftliche Aspekte mit der Liebe zum Produkt Kaffee vereint. Einen Coffeeshop zu eröffnen heißt nicht nur, detailverliebt und romantisch auf das Thema Kaffee zu schauen, auch die harten wirtschaftlichen Zahlen müssen stimmen. Wir helfen, einen guten Start zu ermöglichen. Nicht selten empfehlen wir Investitionen zu verschieben, auch wenn wir unmittelbar daran verdienen würden.

Wir denken langfristig, suchen eine partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit, über Jahre hinweg. Wir helfen da, wo unsere Hilfe gewünscht ist und treten in den Hintergrund, wo dies nicht der Fall ist. Trotzdem sind wir immer für Dich und Dein Team da. Regelmäßig tauschen wir uns aus, schulen Deine Mitarbeiter und denken proaktiv darüber nach, was wir zu Deinem Erfolg beitragen können.

Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen erfolgreich bei ihrer Gründung unterstützt und freuen uns, dass daraus lange Partnerschaften werden, mit viel wechselseitiger Inspiration. Wenn auch Du eine Idee hast, sprich uns an, wir freuen uns über Deine Anfrage.

Die Kosten einer Geschäftsidee

In den ersten Phasen unserer Planung haben wir uns intensiv mit der Geschäftsidee beschäftigt. Wir durften kreativ sein, uns keine Grenze setzen. Es ging darum, viele Ideen zu haben und diese mit anderen Ideen zu verschmelzen. Wir haben diese Ideen formalisiert und schriftlich festgehalten, in Form von User Stories. User-Stories sind kleine "Geschichten" die Abläufe, Anforderungen und Wünsche unterschiedlicher Zielgruppen beschreiben. Mit der gemachten Vorarbeit sollten wir zum jetzigen Zeitpunkt in der Lage sein, einer dritten Person die Idee geordnet zu präsentieren. Im Idealfall in weniger als einer Minute Zeit und so prägnant, dass der Funke der Begeisterung überspringt. Schaffen wir es, die Idee zu beschreiben? Versteht mein Gegenüber die Idee und auch, wie sich mein Konzept von anderen verwandten Konzepten unterscheidet? Reichen die Alleinstellungsmerkmale aus?

Sorgfalt vs. Perfektionismus

Es ist wichtig, sorgfältig zu arbeiten, sich aber nicht zu sehr an Themen festzubeißen. Stagniert der Fortschritt insgesamt oder in bestimmten Bereichen, können die Gründe unterschiedlich sein und es ist wichtig, dass man sich selbst kritisch betrachtet und prüft, ob man in ein bestimmtes Schema verfällt. Perfektionismus ist ein solches Schema, man ist nie zufrieden mit dem erreichten Stand. Auf der anderen Seite steht Vermeidung. Anstatt Themen zu adressieren, die auf der Tagesordnung stehen, geht man lieber zurück und arbeitet an einem attraktiveren Thema. Perfektionismus ist nicht gut, er hindert uns am Fortschritt. Gut genug reicht in den meisten Fällen aus, perfekt frisst unsere Zeit und Zeit ist ein kritischer Faktor. Man spricht hier von der 80:20 Regel, hat man 80% dessen erreicht, was man machen möchte, ist es gut genug und weiter voranzu schreiten. Alles über 80% erzeugt eine Mehrarbeit, die oft nicht im Verhältnis zum eigentlichen Nutzen liegt. Sich mit Themen nicht auseinander zu setzen liegt häufig daran, dass man diese nicht greifen kann oder das Thema einfach keinen Spass macht. Es ist wie bei der Steuererklärung, Spass haben daran wohl die wenigsten. Doch machen wir es nicht, wird das zu einem Problem. Man muss das richtige Maß zwischen Eigenmotivation, Durchaltevermögen und übetriebener Detailverliebtheit finden. Je nach Umfang eines Vorhabens ist das schon eine Aufgabe für sich.

Planungszyklus

Bevor wir in der Ausarbeitung weiter voran schreiten, müssen wir uns bewusst machen, dass die gesamte Planung ein iterativer Prozess ist. Wir durchlaufen die einzelnen Phasen nicht nur einmal, sondern beliebig häufig. Das Problem dabei ist, dass jeder Durchlauf sehr viel Zeit beansprucht und wir irgendwann Gefahr laufen, uns in den Dingen zu verlieren. Wir befinden uns jetzt in der dritten Phase und beginnen mit der finanziellen Betrachtung, doch es folgen noch weitere Phasen. Je weiter wir fortgeschritten sind, desto größer sind die Auswirkungen auf das gesamte Vorhaben. Werden Ideen verworfen, verändert oder neue Ideen hinzu genommen, hat dies massive Auswirkungen auf den Zeitplan, den Finanzbedarf und letztlich auf den Erfolg unseres Vorhabens.

Ist die Planung schon sehr fortgeschritten, und wird dann noch eine Änderung vorgenommen, sind deren Auswirkungen sehr weitreichend. Verändern wir zum Beispiel das Geschäftsmodell an sich - der Coffeeshop soll beispielsweise nun auch eine Küche haben und warme Speisen selber herstellen - verändert das sehr viele Dinge in unserem Konzept. Es muss geprüft werden, wie diese Änderung mit den vorhandenen Ideen harmoniert, zahlreiche User Stories müssen angepasst werden, gefolgt von der finanziellen Betrachtung, der Projektplanung und allen weiteren Schritten. Eine kleine Veränderung kann schnell Arbeit für Tage und Wochen bedeuten. Man muss auch hier das richtige Maß finden, damit vor Beginn der Umsetzung alle wichtigen Ideen erfasst sind. Sobald Räume gemietet werden, Handwerker großes Gerät auffahren oder ein Kredit aufgenommen wurde, ist es zu spät für tiefgreifende Änderungen.

Ein wichtiger Zwischenschritt zum jetzigen Zeitpunkt ist die Prüfung der Vollständigkeit, noch bevor mit der Abschätzung von Aufwänden begonnen wird. Man sollte sich zudem Grenzen setzen, zeitliche Fixpunkte, an denen man sich orientiert. Für den Gesamtablauf sind dies Termine, die man sich in den Kalender einträgt und zu denen man ein definiertes Spektrum an Themen fertiggestellt haben muss. Innerhalb der Bearbeitung von Aufgaben hilft das Konzept des "Time-Boxings". Man setzt sich eine zeitliche Grenze für eine Aufgabe, bearbeitet diese maximal für die definierte Dauer und beendet dann die Arbeit daran. Das Ziel ist, ein Ergebnis in dieser Zeit zu erzielen und nicht vor sich hin zuarbeiten und dann die Arbeit abzubrechen, wenn die Zeit abgelaufen ist. All das erfordert Disziplin und ist ein gutes Training für die Selbständigkeit an sich.

Kosten ermitteln

Nach der vielen Vorarbeit haben wir es nun also geschafft. Wir waren kreativ, hatten viele Idee, haben diese verarbeitet, besprochen und immer weiter verfeinert. Im Kopf ist ein konkretes Bild entstanden von dem, was wir zum Leben erwecken wollen. Wir konnten die Ideen schriftlich festhalten und haben diese Ausführungen mit anderen geteilt, konnten damit Begeisterung auslösen und kritische Stimmen einfangen, die wir bewertet und eingeordnet haben. Gut, dann setzen wir uns nun ans Zahlenwerk.

Zwei Dinge sind es, die nun betrachtet werden müssen: a) eine erste Berechnung der Einnahmen und Ausgaben und b) die Projektkosten der Umsetzung. Kenntnisse im Umgang mit einer Tabellenkalkulation sind hierfür sehr vorteilhaft. Wenn dieses Wissen noch nicht vorhanden ist, ist jetzt der Zeitpunkt, sich mit diesem Thema auseinander zu setzen. Eine Tabellenkalkulation hilft bei den Berechnungen vieler kleiner Positionen und erlaubt es, getrennte Detailrechnungen aufzustellen, deren Ergebnisse dann in die Hauptberechnung übernommen werden. Kennt man sich nicht damit aus, ist auch das eine Fertigkeit, die man sich dringend aneingenen muss. Man wird es später brauchen, um die Wirtschaftlichkeit im laufenden Betrieb zu bewerten und Modellrechnungen anzustellen. Das sind wichtige Werkzeuge und Grundlage vieler unternehmerischer Entscheidungen.

Einnahmen und Ausgaben

Die Einnahmen und Ausgaben des laufenden Betriebs sollten auf einem Zeitstrahl abgebildet werden, damit man deren Entwicklung über einen längeren Zeitraum hinweg hochrechnen kann. Zu Beginn braucht es in der Regel etwas Anlauf, die Einnahmen fallen niedriger aus, das sollte man in den ersten Monaten berücksichtigen. In den Sommermonaten kommt es häufig zu einer Delle, auch das sollte man beachten. Ein guter Zeitpunkt für eine Eröffnung ist meistens nach dem Sommer. Die Wintermonate laufen oft sehr gut, oft abhängig zur Anzahl der Sitzgelegenheiten.

Ein wichtiger Hinweis zu Beginn: bevor man beginnt mit Zahlen zu rechnen muss man sich festlegen, ob man mit Netto- (ohne Steuern) oder Bruttobeträge (mit Steuern) rechnet. Wir haben es oft genug erlebt, dass das vermischt wird, was zu falschen Zahlen führt.

In der Tabellenkalkulation sollte man unterschiedliche Reiter (Tabs) anlegen. Ein Reiter für die Angebote, das sind Getränke, Speisen und sonstige Produkte. Je Produkt legt man einen Preis fest und jeweils eine Minimal- und eine Maximalmenge an Verkäufen je Tag, daraus lässt man sich den Mittelwert berechnen. Am Ende summiert man die Tageseinnahmen und kann diese als Basis für weitere Berechnungen verwenden. Zur Orientierung: der Tagesbon in einem normalen Coffeeshop sollte zwischen 500,- EUR und 1.000,- EUR liegen. Alles unter 500,- EUR ist dauerhaft nicht wirtschaftlich, alles über 1.000,- EUR mit einem kleinen Coffeeshop nur schwer zu erwirtschaften. Orientiert man sich an einer Kaffeekette, kann man auch mit 5.000,- EUR am Tag rechnen, das sollte sich jedoch in der Größe des Gesamtvorhabens widerspiegeln.

Ein weiterer Reiter betrachtet die täglichen Kosten, als Gegenpol zu den definierten Einnahmen. Welche Rohstoffe und in welchem Umfang werden diese benötigt? Welche Arbeitszeiten fallen an? Auch diese Zahlen sollten die Minimal- und Maximalmengen berücksichtigen, die wir zuvor bei den Einnahmen angegeben haben. Getrennt hiervon werden in einem separaten Reiter die monatlichen laufenden Kosten aufgeführt, wie Miete und Versicherung. Die so gewonnenen Zahlen kann man nun in einem separaten Reiter nutzen, um diese mit einem Faktor hochzurechnen und die Entwicklung von Einnahmen und Ausgaben über Monate, Quartale und Jahre hinweg zu berechnen.

Eine erste Hochrechnung zeigt, ob die wirtschaftlichen Eckdaten passen. Verdienen wir genug Geld? Sind die Zahlen utopisch hoch? Einerseits kann es sein, dass wir realistisch geschätzt haben, die Zahlen dennoch nicht reflektieren, was wir erwartet haben. In diesem Fall ist es notwendig, die Geschäftsidee erneut zu betrachten, die maßgeblichen EInflussgrößen zu identifizieren, die zu dem aktuellen Ergebnis führen und Dinge zu überdenken. Es kann natürlich auch sein, dass die Zahlen unrealistisch geschätzt wurden. Hier hilft der Austausch mit Personen, die sich damit auskennen und Erfahrungswerte beisteuern können. In keinem Fall darf man sich die Zahlen schönrechnen. Was heute auf dem Papier vielversprechend aussieht, kann einem morgen schon die Existenz kosten. Die ermittelten Zahlen sind nicht primär für ein Gespräch mit der Bank, sondern für einen selbst.

Kosten der Umsetzung

Einen großen Abschnitt haben wir noch nicht besprochen: die initialen Kosten des Vorhabens. Welcher Aufwand und welche Kosten stecken in der Umsetzung? Was ist alles zu tun, bis die Tür des eigenen Geschäfts geöffnet werden kann und was wird mich das kosten?

Für die Ermittlung der Kosten stellen wir ebenfalls eine Berechnugn auf, zwingend mit einer Tabellenkalkulation. Dort unterscheiden wir zwischen Tätigkeiten/Dienstleistungen, die mit Aufwand (Stunden oder Tage) bewertet werden und Anschaffungen, die mit einem Preis bewertet werden. Entsprechend werden zwei Reiter benötigt, um diese Positionen zu erfassen. Was nun gemacht werden muss ist, dass jede User Story dahingehend untersucht wird, was zu tun ist, um diese in der Realität auszuführen. Daraus ergibt sich eine Liste an Tätigkeiten und Anschaffungen, die wir notieren.

Ein Beispiel, wir picken uns die erste User-Story aus unserem Fundus heraus: "Als Kreativer möchte ich bei gutem Kaffees im Coffeeshop arbeiten, da ich in dieser Atmosphäre kreativ sein kann."

"Kreativer" ist in diesem Fall eine Persona, ein etwas genauer definierter Kunde, das kann ein Blogger, ein Designer oder ein Freelancer sein. Dieser möchte im Coffeeshop arbeiten, da er in diesem Umfeld kreativ sein kann. Diese User Story wurde so festgehalten, also setzen wir uns nun damit auseinander, was nötig ist, um sie zu erfüllen. Was benötigen wir, getrennt nach Anschaffungen und nach Tätigkeiten? Wir bekommen so eine Liste mit Dingen, die benötigt werden (z.B. Sitzgelegenheiten, Maschinen, Geschirr, Renovierungsmaßnahmen). Mit jeder weiteren User-Story ergänzen wir neue Punkte, andere stehen bereits auf der Liste. Die Summe aller User-Stories hilft uns, vom Gastraum, über die Bar, über die Küche bis hin zu den Toiletten alle Dinge zu betrachten und als Punkte auf unsere Liste zu nehmen.

Abgrenzungen

Wichtig bei der Schätzung von Aufwänden ist, dies nicht mit der späteren Umsetzung zu vermischen. Man unterscheidet zwischen Aufwand und Dauer. Der Aufwand ist eine nackte Zahl, die aussagt, wie viel Zeit eine Umsetzung idealtypisch beansprucht. Die Dauer ist die bei der Projektplanung dafür angesetzte Zeit bis zur Fertigstellung. Der Bau einer Trockenwand enspricht ggf. einem Aufwand von einem Tag, in der späteren Umsetzung wird dies jedoch in mehren Schritten bearbeitet, da die Wände zunächst halb gestellt werden, danach die Verkabelung durch einen Elektriker erfolgt, die Wände danach fertiggestellt, dann gespachtelt und erst abschließend gestrichen werden. Die Dauer beträgt dann beispielsweise zwei bis drei Tage. Für die Kostenabschätzung interessiert uns zum jetzigen Zeitpunkt nur der Aufwand, mit den anderen Themen beschäftigen wir uns im Rahmen der späteren Projektplanung.

Puffer

Für jeden Aufwand sollte ein Puffer von 10% bis 15% aufgeschlagen werden. Eine Schätzung ist nie exakt, manche Dinge dauern länger, andere kürzer. Der Puffer hilft, solche Dinge abzufedern. In jedem Fall sollte man sich für Schätzungen eine Unterstützung holen, wenn man sich nicht gut genug auskennt. Auch erste Angebote von Handwerkern helfen, ein Gefühl für die Kosten zu bekommen.

Alle Zahlen zusammen geben eine gute Sicht auf die nötige Investition und bereiten auf Gespräche mit der Hausbank vor. Man kann dieser genau erläutern, wofür und warum man Geld ausgibt und wie sich das Unternehmen mittel- bis langfristig entwickelt.

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Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen erfolgreich bei ihrer Gründung unterstützt und freuen uns, dass daraus lange Partnerschaften werden, mit viel wechselseitiger Inspiration. Wenn auch Du eine Idee hast, sprich uns an, wir freuen uns über Deine Anfrage.

Die Umsetzung der Geschäftsidee (Projektmanagement)

In den vorausgegangenen Schritten haben wir bereits sehr viel Vorarbeit geleistet. Die ursprüngliche Idee haben wir konkretisiert und auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft. Herausgekommen ist eine erste Liste der für die Umsetzung notwendigen Tätigkeiten, einer Schätzung deren Aufwände und ein kleiner aufgeschlagener Sicherheitspuffer. Wenn wir uns an das Lehrbuch gehalten haben, dann haben wir die Schätzung (Aufwand) nicht mit der Umsetzung (Dauer) vermischt. Um die Dauer geht es jetzt. Wie viel Zeit wird für die Umsetzung benötigt? Welche Auswirkungen hat das auf die Machbarkeit und die Kosten?

Die Grundlage, die Schätzung

Es ist normal, dass in der ersten Phase der Planung Einfluss auf die Schätzung genommen wird. Die Granularität der Schätzung könnte in Teilen noch nicht passen. Das bedeutet, dass manche Dinge zu kleinteilig abgeschätzt wurden und andere Dinge zu grob. Gibt es nur den einen Punkt "Renovierung Gastraum", dürfte das doch etwas grob sein. Steht jedoch eine Zahl zu jeder Bahn Tapete, die aufgebracht werden soll, hat man zu feingranular geschätzt. Das Mittelmaß sollte es sein, dafür muss man ein Gefühl entwickeln und das kommt spätestens mit der Planung. Einerseits ist ein Gefühl für das Maß hilfreich, da man dadurch einen guten Gesamtüberblick über alle Arbeitsbereiche und Tätigkeiten erhält. Zum anderen tendieren zu grobe Schätzungen dazu, Dinge nicht berücksichtigt zu haben, die ermittelten Zahlen sind zu klein. Eine zu detaillierte Schätzung ergibt oft zu hohe Werte, da man das Gefühl für den tatsächlichen Aufwand verliert.

Kritische Faktoren

Ein kritischer Faktor bei der Umsetzung in der Bauphase sind Handwerker. Die allgemeine Situation ist derzeit die, dass Handwerker sehr gut gebucht sind. Die Suche nach einem Handwerker, der fachlich und menschlich passt und auch noch dann zeitlich verfügbar ist, wenn wir ihn brauchen, ist eine große Herausforderung.

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt, intensiv auf mögliche Partner bei der Umsetzung zuzugehen, um Vergleichsangebote zu erhalten. Es ist wichtig ein Gefühl dafür zu entwickeln, ob und welche unterschiedlichen Lösungsansätze es gibt und wie sich diese auf die Kosten und die Dauer der Umsetzung auswirken. Bevor man einen Termin mit der Hausbank oder einem anderen möglichen Geldgeber plant, sollte man eine belastbare erste Planung der Umsetzung besitzen. Belastbar bedeutet, man kann die Planung kritisch prüfen und findet darin nicht nur den idealen Ablauf, sondern auch viele Antworten zu Problemen, die zu Verzögerungen und ggf. Mehrkosten führen können. Man sollte die Sicht des Investors verstehen, der versucht, das Risiko einer Finanzierung abzuschätzen. Sieht ein Vorhaben erfolgsversprechend aus und erscheinen die Zahlen plausibel, ist das Risiko geringer. Die Chancen auf eine Finanzierung steigen.

Ein weiterer Faktor ist die Art der Zusammenarbeit. Stimmt die Chemie nicht oder funktioniert die Kommunikation bereits in einer solch frühen Phase nicht, sollte man dringend nach Ersatz suchen. Man wird noch sehr viel Zeit miteinander verbringen und die eigentlichen Hürden kommen noch. Der Weg wird leichter, hat man eine sorgfältige Auswahl betrieben und wenn man seinen Partnern grundlegend vertraut. Die Ansprüche gegenüber Handwerkern, Zulieferern und anderen Partnern sollten in einem realistischen Rahmen liegen. Man sollte sich bewusst sein, dass alle Beteiligten zunächst in eine Vorleistung gehen. Das können Abschätzungen des Vorhabens, Hilfe bei der Planung und Termine vor Ort sein. Es darf schon gefordert werden, ein partnerschaftlicher Blick hilft aber, den Bogen nicht zu überspannen.

Die große Herausforderung ist, dass nicht mit nur einem Handwerker gesprochen wird, sondern mit einer Vielzahl Beteiligter. Das Problem ist also nicht "der Handwerker", sondern ein möglichst reibungsloses Zusammenspiel zwischen allen Beteiligten (Handwerker, Lieferanten, Personal) und die Einhaltung des Zeitplans. Solange Strom und Wasser nicht verlegt sind, braucht der Maler nicht mit seiner Arbeit beginnen und der Schreiner sollte die Theke besser auch erst liefern, wenn der Boden vorbereitet ist. Hat man sich nicht jemanden gesucht, der das gesamte Projekt oder einen Teilabschnitt verantwortlich übernimmt, bleibt es einem selbst überlassen, alle Dinge zu planen, zu überwachen und sich mit den täglichen (manchmal stündlichen) Problemen zu befassen. Ein Handwerker ist ein Fachmann für die Umsetzung eines fest umrissenen Arbeitsbereichs. Was er nicht leisten kann, ist abzuschätzen, welche Auswirkungen seine Tätigkeiten auf alle anderen Arbeitsbereiche, Tätigkeiten und deren Umsetzung haben.

Strukturierung

Wie beginnen wir, dieses zeitliche Problem und die Abhängigkeit zu lösen? Rückwärts! Wir beginnen mit der Vorstellung der fertigen Umsetzung, alle sieht aus, wie es sein soll, alle Dinge befinden sich an ihrem Platz. Jetzt gehen wir Schritt für Schritt gedanklich in der Zeit zurück und nehmen Dinge weg, zurück bis zum Rohbau. Alle Dinge werden aufgeschrieben und nochmals mit den Punkten der ursprünglichen Schätzung abgeglichen. Diese Gegenprüfung sollte helfen, die Schätzung nochmals zu prüfen und zu korrigieren, aber auch, die für die Umsetzung benötigten Tätigkeitsfelder zu erkennen und deren zeitliche Abfolge. Man sollte nun zuordnen können, wo ein Schreiner, wo die Trockenbauer und wo der Elektriker benötigt wird. Idealerweise erkennt man bereits jetzt, dass diese zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedliche Arbeiten verrichten müssen. Nicht immer kann alles an einem Stück erledigt werden.

Für die Planung sollte man von allen Beteiligten konkret folgende Dinge einfordern:

• Vorbedingungen
• Umsetzungsdauer
• Umsetzungskosten
• Nachbedingungen

Die Vorbedingungen definieren, was vorhanden sein muss, damit die Tätigkeit aufgenommen werden kann. Das gilt auch für Lieferanten, so für die Lieferung der Espresso-Maschine. Benötigt werden Zu-, Abwasser und Starkstrom direkt am Aufstellort. Werden Vorbedingungen nicht erfüllt kann oft nicht mit der Arbeit begonnen werden oder nur in Teilen. Die Umsetzung verzögert sich, es entstehen zusätzliche Kosten. Genau zu wissen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor man beginnt, ist wesentlich, dass es alle Beteiligten zwingt, entsprechend darüber nachzudenken.

Bei der Umsetzungsdauer geht jeder Dienstleister davon aus, dass alle Vorbedingungen erfüllt sind. Die Zahl ist also auch nur ein Ideal und man sollte einen zeitlichen Puffer zusätzlich einplanen. Innerhalb des abgestimmten Arbeitspakets sollte der Handwerker garantieren, dass die gemachten Zusagen auch eingehalten werden. Er ist also selbst verantwortlich für Dinge, die er falsch geplant oder abgeschätzt hat. Es macht Sinn, diese Dinge so detailliert wie möglich schriftlich festzuhalten. An Dinge auf Zuruf erinnert man sich später oft nicht.

Bei den Umsetzungskosten sollte man unbedingt die Arbeitszeit und die Materialkosten unterschiedlicher Angebote gegeneinander vergleichen. Teilweise sind die Preise ähnlich, bei großen Unterschieden in den einzelnen Kostenblöcken. Diese sollte man sich erläutern lassen, auch um selbst ein Verständnis zu erhalten, was alles zu tun ist. Man neigt dazu, handwerkliche Tätigkeiten etwas vereinfacht zu sehen, schaut man jedoch eine Weile bei der Arbeit zu erkennt man, dass oft viel mehr Arbeit hinter Dingen steckt, als man zunächst angenommen hat.

Die Nachbedingungen beschreiben exakt das Ergebnis der Tätigkeiten. Was genau wurde gemacht und in welcher Güte? Anhand der hier festgehaltenen Punkte erfolgt auch eine Abnahme, wurde es umgesetzt und wurde es so wie gewünscht umgesetzt? In der Praxis wird es immer einmal Abweichungen geben. Es macht Sinn, gleich zu Beginn mit einem gesunden Pragmatismus an die Sache heranzugehen. sich auf jedes Detail zu versteifen kann sich zu einem erheblichen Projektrisiko entwickeln. Jede Absprache, die eine Änderung der zu erbringenden Leistungen bedeutet, sollte chronologisch schriftlich festgehalten werden.

Zusammenfügen der Teile

Alle unsere Puzzle-Teile liegen vor uns, alle mit beschriebenen Vor- und Nachbedingungen. Man sollte nun in der Lage sein, diese als Anfangs- und Endpunkte miteinander verbinden zu können. Passt die Nachbedingung eines Tätigkeitsfeldes zu den Vorbedingungen eines anderen, ist das perfekt und wir haben die zeitliche Abfolge zwischen diesen.

Die Welt ist eine komplizierte und daher ist das bis jetzt erreichte noch ungenügend. Es ist gut zu wissen, welche Tätigkeitsbereiche es gibt und wie diese ineinandergreifen. Jetzt müssen wir schauen, was alles schief gehen kann. Zwischen jedem Übergang von einer Nachbedingung zu einer Vorbedingung muss geprüft werden, welche Dinge ggf. nicht oder nicht vollständig erfüllt sein könnten und wie wahrscheinlich es ist, dass dieses Problem eintritt. Wir beginnen mit der Risikobetrachtung. Am Ende sollten wir eine große Liste an Dingen haben, jeweils versehen mit einer Einschätzung der Wahrscheinlichkeit des Eintritts. Diese Liste nennen wir Risikoregister.

Risikomanagement

Aus dem Risikoregister suchen wir uns nun all die Einträge heraus, die eine höhere Wahrscheinlichkeit des Eintritts besitzen. An diesem müssen wir uns nun abarbeiten. Was im Rahmen des Artikels in ein paar Sätzen beschrieben werden kann, wird im Rahmen der Planung Tage und Wochen an Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt hierfür keine Abkürzung. Was ist zu tun? Je Eintrag unseres Risikoregisters müssen wir Indikatoren und Zeitpunkte ermitteln. Ein Indikator ist an frühes Anzeichen dafür, dass der Fall eintritt. Gepaart mit dem Zeitpunkt soll es helfen, ein Abweichen von der Planung so früh es nur möglich ist zu erkennen. Am Stichtag festzustellen, dass etwas nicht fertig geworden ist, ist einfach. Dann ist es aber auch zu spät, um noch etwas zu unternehmen, die harten Einschläge bei Kosten und Umsetzungsdauer sind da. Es geht darum, die Auswirkungen von Problemen abzufedern. Dazu müssen diese möglichst früh erkannt werden und es müssen Maßnahmen definiert werden, die eingeleitet werden, sobald die Indikatoren ein rotes Licht signalisieren. Maßnahmen sind kleine Extraschleifen, die man nimmt, um doch zum Ziel zu kommen. Der Vorteil bei einer frühen Betrachtung ist, dass man im Rahmen der Durchführung viele Dinge vorab bedacht hat und man "nur" noch ausführen muss. Ein aufkommendes Problem resultiert nicht in einem Totalausfall und belastet auch das Nervenkostüm etwas weniger.

Das Risikoregister muss auch während der Umsetzung aktuell gehalten werden. Jedes neue Risiko muss aufgeführt und bewertet werden. Was nicht passieren darf ist, dass man bei der Umsetzung beginnt die Augen zu verschließen und nur noch blind nach vorne zu laufen. Es hilft auch nicht, wenn man das besonders schnell macht. Kosten, Zeiten und das Gelingen des gesamten Vorhabens sind massiv gefährdet, wenn man die Zügel fallen lässt und den Karren sich selbst überlässt. Die Zeitplanung und das Risikoregister, mit seinen Indikatoren, Wahrscheinlichkeiten und Gegenmaßnahmen, sind zentralen Steuerinstrumente.

Die Kostenplanung wird im Rahmen der Zeitplanung oft angepasst. Erkennt man Risiken, die entscheidend Einfluss auf den Erfolg haben und deren Eintrittswahrscheinlichkeit hoch ist, muss man direkt mit diesem schlimmsten Fall planen. Das bedeutet nicht, dass man nicht versucht, es besser zu machen. Doch man befindet sich nicht bereits an einem kritischen Punkt, wenn der Fall eintreten sollte. Eine belastbare zeitliche Planung und Kostenabschätzung helfen, ein realistisches Bild über die Machbarkeit und alle damit verbundenen Hürden zu besitzen. Gegenüber Investoren macht es zudem einen entscheidenden Unterschied, ob man "nur" von einer tollen Geschäftsidee erzählen kann oder ob man auch belegen kann, dass man deren Umsetzung voll im Griff hat.

Sprich uns an

Egal ob Einzelunternehmer oder Franchise, wir helfen Dir erfolgreich zu sein. Wir sind enorm stolz auf die Qualität der von uns angebotenen Kaffees. Fair gehandelt, nach ökologischen und nachhaltigen Prinzipen produzieren wir Espresso- und Filterkaffee-Röstungen, die sich von der Masse abheben. Aber Kaffee alleine macht Dich nicht erfolgreich. Das Konzept muss stimmen, die Location auch, die eigene Identität muss prägnant sein und Kunden ansprechen. Und Du brauchst einen Partner, der für Dich da ist, wenn es im täglichen Ablauf einmal klemmt. Wir sind nicht nur Kaffee-Experten, wir sind das gesamte Paket: Konzeption, Marketing, Vertrieb, Gestaltung, Technik, Foodie.

Wir unterstützen Dich von der ersten Idee an, bei der Ideenfindung und Erstellung eines Businessplans, von der klassischen Espresso Bar bis hin zu umfangreichen Gastronomiekonzepten. Wir begleiten die Realisierung, übernehmen das Training und die Zertifizierung von Mitarbeitern. Auf Wunsch entwicklen wir Espressos und Filterkaffees Eigenmarken für Dich. Als Händler von Sanremo Kaffeemaschinen können wir zu attraktiven Konditionen Espressomaschinen, Kaffeemühlen und Zubehör anbieten. Wir stehen an Deiner Seite, wenn Du uns brauchst. Bei uns werden betriebswirtschaftliche Aspekte mit der Liebe zum Produkt Kaffee vereint. Einen Coffeeshop zu eröffnen heißt nicht nur, detailverliebt und romantisch auf das Thema Kaffee zu schauen, auch die harten wirtschaftlichen Zahlen müssen stimmen. Wir helfen, einen guten Start zu ermöglichen. Nicht selten empfehlen wir Investitionen zu verschieben, auch wenn wir unmittelbar daran verdienen würden.

Wir denken langfristig, suchen eine partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit, über Jahre hinweg. Wir helfen da, wo unsere Hilfe gewünscht ist und treten in den Hintergrund, wo dies nicht der Fall ist. Trotzdem sind wir immer für Dich und Dein Team da. Regelmäßig tauschen wir uns aus, schulen Deine Mitarbeiter und denken proaktiv darüber nach, was wir zu Deinem Erfolg beitragen können.

Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen erfolgreich bei ihrer Gründung unterstützt und freuen uns, dass daraus lange Partnerschaften werden, mit viel wechselseitiger Inspiration. Wenn auch Du eine Idee hast, sprich uns an, wir freuen uns über Deine Anfrage.

Social Media und Marketing

Eine gute Idee ist schon lange nicht mehr alleine entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. In der heutigen Zeit ist es ebenso wichtig, die eigenen Werte und Besonderheiten zielgerichtet an die passende Zielgruppe zu kommunizieren. Was nützt die beste Idee, wenn niemand sie kennt? Kunden fallen nicht vom Himmel, man muss um diese kämpfen. Neben einer direkten Ansprache im Vertrieb, die kurzfristige, aber stark an personellen Ressourcen gebundene Erfolge bringt, spielt insbesondere das Marketing eine wichtige Rolle für die langfristige Entwicklung.

Gute Kommunikation, ein Schlüssel für Erfolg

Eine gute Kundenkommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die technischen Möglichkeiten machen es heute einfacher als jemals zuvor, eine Botschaft zu verbreiten. Richtig ist aber auch, dass es heute so schwierig ist wie noch nie, in der Massenflut an Nachrichten die Aufmerksamkeit auf sich zu lenken. Es gibt sehr viele Anbieter, gegen die man sich behaupten muss. Und der Wille der Empfänger sich mit "Inhalten" über die Dauer eines Augenzwinkerns hinaus zu beschäftigen, ist eher gering. Man muss auffallen, man muss Interesse wecken und man muss einen Mehrwert liefern. Worin genau der Mehrwert liegt, hängt von der Wahl des Mediums ab. Von seriösen Beiträgen bis hin zu kurzweiliger Unterhaltung ist alles erlaubt, wenn es denn der Erwartung des Empfängers entspricht.

Bevor man zu kommunizieren beginnt, sind einige Grundbedingungen zu erfüllen. Das Internet vergisst nicht und manche spontanen und verfrühten Beiträge können zu einem späteren Zeitpunkt eher peinlich wirken. Jede Kommunikation muss zielgerichtet erfolgen, anhand eines "Masterplans". Es ist unproblematisch, wenn andere an den eigenen Bemühungen eine Lernkurve erkennen kann. Das ist das Schöne an Social Media, solange ein Fortschritt erkennbar ist, nimmt man die Zielgruppe mit. Wichtig ist, dass der Kern der Botschaft konstant bleibt. Das hilft, ein Bewusstsein beim Kunden für die eigene Marke aufzubauen. Die Krux ist, bevor man andere davon überzeugen kann, muss man sich zunächst selbst im Klaren sein, was man tut und wer man ist. Die Zeit, eine exakte Beschreibung von sich selbst und eine Form der Kommunikation zu finden, sollte man sich nehmen.

Den Markenkern kennen

Für was stehen wir als Unternehmen? Arbeiten wir nachhaltig und wenn ja, aus welcher Überzeugung heraus? Welche Werte verfolgen wir und wie setzen wir diese um? Was sind die Besonderheiten unserer Produkte und Dienstleistungen und warum passen diese besonders in die aktuelle Zeit? Wie sehen wir als Unternehmen unsere Kunden und was bedeutet Service für uns? Gibt es einen Wertewandel im Unternehmen und durch was wurde dieser ausgelöst? Mit authentischen Antworten auf diese Fragen kann man herausarbeiten, was einen selbst besonders macht. Man kann überzeugend kommunizieren, dass man der richtige Partner ist. Innovation, Qualität, Kundennähe und Nachhaltigkeit sind Dinge, die heute an Bedeutung gewinnen. Je klarer und prägnanter man sich ausdrücken kann, desto besser ist es. Der Kunde kann seine Werte und Sichtweisen mit denen eines Unternehmens abgleichen und sich bewusst für dieses entscheiden. Dieser Prozess ermöglicht eine nachhaltige Kundenbindung, solange er von Beginn an offen und durch Ehrlichkeit geprägt ist.

Ein Logo, ein Claim - das macht noch keine Identität aus. Die Beantwortung der zuvor genannten Fragen liefert den Ausgangspunkt, für alle weiteren Schritte. Entscheiden hierbei ist, dass diese aus einer tiefen Überzeugung heraus beantwortet wurden und nicht nach strategischem Kalkül. Zu oft driften diese Dinge auseinander. Man möchte nachhaltig sein und der Umwelt etwas Gutes tun. Das passt nun leider nicht zum neuen Investor, der auch in Unternehmen investiert, die Regenwälder für Palmöl abholzen lassen. Ehrlichkeit und ein stetiger Blick auf die eigenen Werte, darum geht es.

Den richtigen Ton finden

Kennen wir unsere Kernidentität, geht es darum, unter Berücksichtigung der Zielgruppe, die richtige Tonalität für eine gute Kommunikation zu finden. Die Tonalität ist die "Sprache", mit der wir sprechen. Wie werden Texte formuliert, welche gestalterischen Elemente werden eingesetzt, welche Bildsprache wird verwendet? Aus den dazugehörigen Antworten ergibt sich ein breites Spektrum an Möglichkeiten, von einem sehr formalen "Sie" bis hin zu einem kumpelhaften "Du". Wichtig dabei ist, dass man authentisch bleibt. Es wirkt eher peinlich, wenn man als großer Konzern auf kumpelhaften Startup macht. Kunden sind nicht blöd und enttarnen solche Marketinglügen in der Regel schnell. Die Frage, die man sich in diesem Kontext stellen muss, ist, ob die eigene Identität zu der vermeintlichen Zielgruppe passt. Es macht keinen Sinn, das Thema Kernenergie an die Generation Fridays for Future zu verkaufen. Gibt es an dieser Stelle eine große Diskrepanz, muss man zunächst mit sich selbst ins Zwiegespräch gehen. Es ist überaus hilfreich, sehr früh zu akzeptieren, dass man es nie recht machen kann. Bei einer gelungenen Kommunikation geht es darum, die eigene "Fanbase" zu bespielen und diese auszubauen. Es wird Leute geben, die wird man nicht erreichen. Das ist so und es ist nicht schlimm.

Kommen wir zurück zu Tonalität und Zielgruppe. Abhängig von diesen entscheidet sich Vieles. Wie locker gestaltet man die Kommunikation und passt diese Form der Kommunikation zu einem selbst? Eine Webseite ist heute nicht viel mehr als eine Werbebotschaft, ohne die Möglichkeit für den Leser, die gemachten Aussagen und Behauptungen zu überprüfen. Die Machart der Webseite erlaubt einen Eindruck über Kreativität, die zu erwartende Qualität, vermittelt jedoch nicht viel mehr als die Grundbotschaft. Die zahlreichen Social Media Kanäle hingegen erlauben es, einen tiefen Einblick in das eigene Werken zu vermitteln. Mit jedem neuen Beitrag kann man die Behauptungen der Webseite unterstreichen. Das Thema Serviceorientierung und ein Slogan "wir sind für unsere Kunden da" wirkt erst, wenn man sehen kann, was alles für Kunden getan wird. Social Media Beiträge nehmen den Leser mit. Von seriös bis total verdreht ist an Inhalten alles möglich. Aus allen diesen Botschaften zusammen ergibt sich ein Gesamtbild, das es dem Empfänger ermöglicht, die Identität eines Unternehmens zu verstehen.

Die richtige Social-Media-Plattformen auswählen

Bevor man sich für bestimmte Plattformen entscheidet, sollte man sich dessen bewusst sein, dass Kontinuität ein wesentliches Merkmal in der Kommunikation ist. Jeder Kanal muss in einer bestimmten Regelmäßigkeit bespielt werden, immer. Ist das nicht gewährleistet, bleibt der Erfolg aus. Es ist daher besser, regelmäßig und konstant auf weniger Kanälen zu veröffentlichen, als breit gestreut und unregelmäßig. Man sollte grundsätzlich auf mehr als einem Kanal unterwegs sein. Auf welcher Plattform man etwas veröffentlicht hängt davon ab, in welcher Tonalität man kommunizieren möchte und wo sich die Zielgruppe befindet. Man sollte sich mit jeder Plattform zunächst beschäftigen, bevor man beginnt, diese zu nutzen. Neben den Nutzungsbedingungen der Betreiber gibt es auf jeder Plattform bestimmte Umgangsformen, an die sich die Nutzer halten. Die Altersgruppe der Nutzer der Plattformen unterscheidet sich stark. Hat man noch kein Gefühl dafür, was die Unterschiede der einzelnen Plattformen zueinander sind, sollte man sich zunächst in Ruhe mit diesen vertraut machen. Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, TikTok, YouTube und ein eigener Blog sind etablierte Möglichkeiten, mit jeweils anderen Nutzergruppen und einer anderen Informationsdichte.

Die Kommunikations-Strategie

Es empfiehlt sich, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Welche Inhalte werden auf welchen Plattformen veröffentlicht? Von der eher trockenen Pressemitteilung, die man besser auf der Webseite versteckt, bis hin zur reinen Unterhaltung ohne nennenswerten Inhalt (TikTok) kann und sollte man verschiedene Stufen der Kommunikation finden. Eine Pressemitteilung muss nicht schlecht sein, Google liebt gute Texte und berücksichtigt diese beim Ranking einer Webseite. Nutzer haben es oft lieber etwas kurzweiliger, ein Lacher im hektischen Alltag ist immer eine gute Sache. Bei backyard coffee plappern wir regelmäßig auf Instagram, schreiben etwas seltener - aber thematisch tiefer - bei Facebook und nutzen unseren Blog und YouTube für Lerninhalte und Teaser. Das erlaubt es unseren Abonnenten auszuwählen, wieviel von uns sie zu erdulden bereit sind und welche Inhalte diese interessieren. Nicht zu vernachlässigen sind die eigenen Umgangsformen, locker zu kommunizieren bedeutet nicht, unprofessionell und unhöflich zu sein. Insbesondere gilt dies für öffentliche Kritik, mit der man rechnen muss. Es ist der offene, freundliche und professionelle Umgang auch mit schwierigen Themen, die den entscheidenden Unterschied machen. Beispielsweise ist eine negative Bewertung eine Möglichkeit, einen Fehler zu erkennen, diesen abzustellen und aktiv und vor allem sichtbar an einer Lösung zu arbeiten. Wer ist glaubhafter und wer erzeugt mehr Vertrauen? Das Unternehmen, das immer perfekt ist und nie einen Fehler macht oder dasjenige, das auch einmal einen Fehler macht, diesen aber zum Anlass nimmt, sich zu verbessern. Unternehmenskommunikation ist ein Marathon, auf diesen sollte man sich von Anfang an einstellen und wenn man merkt, dass Emotionen an der Kommunikation beteiligt sind ist es besser, mit einer Reaktion etwas zu warten und deren Form nochmals zu überdenken.

Let's go!

Kann man die eigene Identität auf den Punkt bringen, hat sich für eine Auswahl an Plattformen entschieden und sich Gedanken um die Tonalität gemacht, kann man mit der Arbeit zu beginnen. Je früher man startet, desto besser. Die Vorlaufzeit, bis erste erkennbare Ergebnisse zu erwarten sind, beträgt sechs bis acht Monate, manchmal sogar länger. Es dauert eine Weile, bis man eine kritische Masse an Abonnenten erreicht hat. Hängt das Wachstum zunächst an jedem einzelnen veröffentlichtem Beitrag, so erreicht man irgendwann einen Punkt, an dem das Wachstum von alleine voranschreitet. Pro Woche sollte man mehrere Beiträge veröffentlichen, bei Facebook, Instagram und Pinterest. Bei TikTok sollte es generell etwas mehr Beiträge sein. Für einen eigenen Blog und YouTube reichen wöchentliche oder sogar monatliche Beiträge aus, solange diese fundiert sind. Sind die Beiträge kurzweiliger, sollte man auch hier öfter neue Inhalte veröffentlichen. Mehr Beiträge erhöhen die Reichweite, man erreicht sein Ziel schneller. Man sollte jedoch nicht dem Trugschluss unterliegen, dass eine doppelte Anzahl an Beiträgen auch doppelt so schnell Ergebnisse liefert. Die Qualität der Beiträge und eine regelmäßige Veröffentlichung neuer Beiträge sind wichtiger, als deren schieres Volumen.

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Egal ob Einzelunternehmer oder Franchise, wir helfen Dir erfolgreich zu sein. Wir sind enorm stolz auf die Qualität der von uns angebotenen Kaffees. Fair gehandelt, nach ökologischen und nachhaltigen Prinzipen produzieren wir Espresso- und Filterkaffee-Röstungen, die sich von der Masse abheben. Aber Kaffee alleine macht Dich nicht erfolgreich. Das Konzept muss stimmen, die Location auch, die eigene Identität muss prägnant sein und Kunden ansprechen. Und Du brauchst einen Partner, der für Dich da ist, wenn es im täglichen Ablauf einmal klemmt. Wir sind nicht nur Kaffee-Experten, wir sind das gesamte Paket: Konzeption, Marketing, Vertrieb, Gestaltung, Technik, Foodie.

Wir unterstützen Dich von der ersten Idee an, bei der Ideenfindung und Erstellung eines Businessplans, von der klassischen Espresso Bar bis hin zu umfangreichen Gastronomiekonzepten. Wir begleiten die Realisierung, übernehmen das Training und die Zertifizierung von Mitarbeitern. Auf Wunsch entwicklen wir Espressos und Filterkaffees Eigenmarken für Dich. Als Händler von Sanremo Kaffeemaschinen können wir zu attraktiven Konditionen Espressomaschinen, Kaffeemühlen und Zubehör anbieten. Wir stehen an Deiner Seite, wenn Du uns brauchst. Bei uns werden betriebswirtschaftliche Aspekte mit der Liebe zum Produkt Kaffee vereint. Einen Coffeeshop zu eröffnen heißt nicht nur, detailverliebt und romantisch auf das Thema Kaffee zu schauen, auch die harten wirtschaftlichen Zahlen müssen stimmen. Wir helfen, einen guten Start zu ermöglichen. Nicht selten empfehlen wir Investitionen zu verschieben, auch wenn wir unmittelbar daran verdienen würden.

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